Vienas iš mano buvusių vadovų turėjo siaubingą įprotį rengti paskutinės minutės susitikimus neaiškiais pavadinimais, pavyzdžiui, „greito prisilietimo bazė“. Galbūt kai kuriems tai būtų nereikšminga, bet, atsižvelgiant į tai, kad mūsų įmonė dažnai atleisdavo iš darbo, kiekvienas iš šių pakvietimų suvirpintų mano širdį. Šie susitikimai gali būti bet kokie: nuo „Štai paprastas projektas, kurį turime užbaigti paskutinę minutę“ iki „Tai nepatogu, bet jūsų paskutinė diena yra penktadienis“.
Kai apie tai užsiminiau kai kuriems savo bendradarbiams, nustebau, kad tai dažnas skundas. Daugelis įmonės vadovų tai darė, ir ne aš vienas dėl to patyriau stresą. Tačiau kai galiausiai apie tai užsiminiau savo viršininkei, ji buvo šokiruota ir pasakė, kad niekada negalvojo apie tai, kokį poveikį gali turėti šie paskutinės minutės susitikimai. Jai tai buvo tiesiog greitas būdas ką nors padaryti.
Tai privertė mane susimąstyti: jei mano vadovas būtų visiškai nežinojęs apie tai, ar galėčiau taip pat nesuprasti, kokį poveikį mano el. laiškai daro kitiems?
Kalbėjausi su vadovų trenere ir personalo konsultante Lisa Rigoli bei etiketo eksperte Lisa Grotts, kad geriau suprasčiau, kur dauguma iš mūsų gali klysti – net nesuvokdami.
Temų eilutės yra dėl priežasties
Visiškai užpildyti el. laišką nurodant temos eilutę kai kuriems gali atrodyti, kad tai gali sukelti problemų. Galbūt prieš kitą susitikimą bandote sutalpinti greitą pranešimą arba bandote žongliruoti per daug dalykų vienu metu. Tačiau, pasak Grottso, temos eilutė yra „el. laiško priežastis, todėl tai būtina“.
Rigoli sutinka, sakydamas, kad jie yra „kritiškai svarbūs nustatant kontekstą ir padedant gavėjams nustatyti prioritetus“.
Temos eilutės taip pat gali padėti siuntėjui ir gavėjui. Rigoli pažymi, kad vienas didžiausių jos erzinimų yra „el. laiškų gavimas, kuriems trūksta aiškaus tikslo ar krypties. Kai pranešimai yra neaiškūs arba trūksta veiksmingų veiksmų, jie sukelia painiavą ir papildomų tolesnių veiksmų. Ji priduria, kad „kiekvienas el. laiškas turi aiškiai atsakyti, kodėl jis siunčiamas, ką gavėjas turi daryti ir kaip tai padeda pasiekti tikslą ar išspręsti poreikį“.
Būkite atrankūs su gavėjais
Iki šiol dauguma žmonių žino, kad į visos įmonės el. laišką „visiems neatsakyti“. Geriausiu atveju jums, kaip profesionalui, tai gali būti nemalonu. Blogiausiu atveju galite atitraukti ir suerzinti savo kolegas. Tačiau taip pat svarbu atsižvelgti į mažesnį mastą. Prieš kopijuodami kiekvieną savo komandos asmenį, geriausia sustoti ir paklausti savęs, ar tai būtina.
„Perkraunant gautuosius didelėms grupėms siunčiamais el. laiškais, dažnai be aiškių veiksmų punktų… gali suklaidinti gavėjus, o tai gali sukelti el. pašto nuovargį ir praleisti prioritetus“, – sako Rigoli. Ji ragina siuntėjus atidžiai apsvarstyti kiekvieną asmenį, kurį jie prideda prie savo bendravimo, ir tai, koks bus jų pasirinkimas. Šiuo metu gali atrodyti malonu, kad „sukabinti visus“, bet iš tikrųjų tai gali tiesiog sukelti stresą bendradarbiams, kurie mano, kad jums ko nors iš jų reikia, bet nežino, ko.
Mažiau yra daugiau
Kaip rašytojas, tikrai esu kaltas, kad rašau mini romanus el. paštui, ir tai yra kažkas, ką laikui bėgant turėjau tobulėti. Mano instinktas yra įtraukti kiekvieną svarbią informaciją, tačiau pasikalbėjęs su kolegomis sužinojau, kad toks požiūris dažnai buvo labiau pribloškiantis nei naudingas.
Grotts siūlo pašalinti neesminį turinį siunčiant el. Vietoj to įtraukite tik „lengvai skaitomą ir glaustą turinį. Susikoncentruokite į savo pranešimą ir greitai perduokite jį po vieną temą. Kai kyla abejonių, ji pabrėžia, kad „mažiau yra daugiau“.
Įsitikinkite, kad gavėjai supranta jūsų pranešimą
El. paštas ir pranešimų siuntimas gali būti sudėtingi, nes neturite veido išraiškų ir linksniavimo, kad atskleistumėte savo toną. Vietoj to, skyrybos ženklai, didžiosios raidės, jaustukai, GIF ir memai yra jūsų įrankiai, užtikrinantys, kad jus supras taip, kaip tikėjotės.
Tačiau daugeliui šios priemonės nėra intuityvios. Pavyzdžiui, atsakymas į pranešimą „Gerai“ turėtų būti toks pat kaip „Gerai“, bet taip nėra. Šis laikotarpis turi tam tikrą sunkų požiūrį tiems, kurie užaugo su neverbaliniu bendravimu kaip numatytuoju.
Jei nesate tikri, kad skyrybos ženklai perteikia tinkamą toną, jaustukai ir GIF gali padėti. Tiesiog būkite atsargūs, kaip juos naudojate.
Grotts sako, kad „Jaustukai yra nauja skyrybos ženklai“ ir „tinkame kontekste skoningas GIF gali padaryti jūsų el. laišką įsimintiną nepakenkiant profesionalumui“. Tačiau ji perspėja, kad „geriausia juos naudoti protingai, kad būtų aiškesnis tonas, o ne (kaip) jūsų bendravimo pagrindą“.
Jurijaus A/Shutterstock.com nuotr